Должностная инструкция АДМИНИСТРАТОР ОФИСА

_________________________________________

 

УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)

 

 

 

 

 

 

 

 

 


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

_____________________________________________
(директор; иное должностное лицо)

 

 

 

00.00.200_  № 00

 

_________________

 

___________________

 

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

администратору офиса

 

00.00.200_

 

 

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов _______________________.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее

______________________________________________ профессиональное образование,
(высшее; среднее)

опыт хозяйственной и административной работы не менее
_______________________________________________

.

(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

  • 3.1. Расположение офисных помещений.
  • 3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
  • 3.3. Правила и методы организации работы офиса.
  • 3.4. Сферу деятельности работников офиса.
  • 3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
  • 3.6. Стандарты делопроизводства.
  • 3.7. Принципы организации снабжения офиса.
  • 3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
  • 3.9. Техническое оснащение офиса.
  • 3.10. Правила пользования оргтехникой.
  • 3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
  • 3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
  • 3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
  • 3.14. Основы трудового законодательства.
  • 3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайс-листы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

 

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

 

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________

 

_____________________

(составитель должностной инструкции)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

00.00.200_

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(лицо, визирующее должностную инструкцию)

 

 

 

 

_______________

 

____________________

 

 

 

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

 

 

00.00.200_

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

С инструкцией ознакомлен:

 

_____________

 

_____________________

 

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

00.00.200_