О подтверждении факта нахождения сотрудника в командировке

Вопрос:

Организация в рамках уставной деятельности направляет своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов организации — физических лиц, проживающих в различных регионах страны.

Согласно «п. 7» Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае направления организацией своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов — физических лиц в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Подобная ситуация не рассмотрена в «Положении» об особенностях направления работников в служебные командировки, а также иных нормативных документах.

Должна ли организация (и каким образом) при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание подтвердить факт командировки в указанном случае?

Может ли организация принять данные расходы в целях исчисления налога на прибыль в случае отсутствия в командировочном удостоверении отметок о прибытии и выбытии при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
ПИСЬМО
от 16 августа 2011 г. N 03-03-06/3/7

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки и сообщает следующее.

В соответствии с «пп. 12 п. 1 ст. 264» Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения;
суточные или полевое довольствие.

На основании «п. 1 ст. 252» Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных «ст. 265» Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него. В данной ситуации следует руководствоваться положениями «п. 1 ст. 252» Кодекса, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Таким образом, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
16.08.2011